Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren – Hinweise gemäß Art. 13 DS-GVO

Die ProQuality GmbH, Steinmetzstr. 34-36, 41061 Mönchengladbach (nachfolgend kurz ProQuality genannt), erhebt, speichert, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur möglichen Einstellung des Bewerbers (m/w) oder dessen Vermittlung an (potentielle) Kunden erforderlich ist. Diese Datenschutzerklärung findet ausschließlich auf Bewerbungsverfahren Anwendung. In dieser Datenschutzerklärung wird im Hinblick auf eine mögliche Einstellung durch ProQuality als auch in Bezug auf eine Personalvermittlung einheitlich von „Bewerbungsverfahren“ gesprochen.

Kontaktdaten

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters:

ProQuality GmbH, Steinmetzstr. 34-36, 41061 Mönchengladbach, vertreten durch ihre Geschäftsführer Matthias Grimmek, Telefon +49 2161 5 66 21- 0, Fax +49 2161 5 66 21- 21, E-Mail: info@pro-quality.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

S.O.S. IT Business GmbH, Herr Sven Oliver Sackers
Kirchhellener Ring 74, 46244 Bottrop, E-Mail: ds@pro-quality.de

Zwecke und Umfang der Verarbeitung; Rechtsgrundlagen
Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um – je nach Wunsch des Bewerbers (m/w) – zu prüfen, ob der Bewerber (m/w) für die ausgeschriebene Stelle in Betracht kommt und dem Bewerber (m/w) der Abschluss eines Arbeitsverhältnisses angeboten werden kann und/oder ob der Bewerber (m/w) im Wege der Personalvermittlung (potentiellen) Kunden vermittelt werden kann. Soweit die weitere Einwilligung erteilt ist, erfolgt die Verarbeitung auch zur Unterbreitung zukünftiger Jobangebote.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO und die vorsorglich vom Bewerber (m/w) erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO, sofern die Verarbeitung nicht bereits gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO gerechtfertigt ist. Möglicherweise werden personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO (bspw. Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten) oder auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, erfolgt dies aufgrund einer Einwilligung des Bewerbers (m/w) nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG 2018 und erfolgt nur, soweit solche Daten vom Bewerber (m/w) von sich aus mitgeteilt werden. ProQuality bittet jedoch darum, solche Daten nicht mitzuteilen, da alle Bewerber (m/w) nur anhand ihrer Qualifikation bewertet werden.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden die folgenden personenbezogenen Daten zu den aufgeführten Zwecken erfasst, gespeichert und verarbeitet:

Übermittlung an Dritte oder in ein Drittland
Personenbezogene Daten werden ggf. in Form von Bewerberprofilen an (potentielle) Kunden von ProQuality weitergeleitet, soweit dies in vorstehender Tabelle vermerkt ist. Die Bewerberprofile sind grundsätzlich anonymisiert, bei konkreten Nachfragen (potentieller) Kunden kann im Einzelfall allerdings eine Offenlegung der Identität des Bewerbers (m/w) erfolgen, damit der (potentielle) Kunde ggf. prüfen kann, ob ihm der Bewerber (m/w) bereits bekannt ist oder ein Einsatz im Hinblick auf die Anrechnung von Vorbeschäftigungszeiten auf die Überlassungsdauer nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) ausscheidet.

Zu Zwecken der Abwehr von Ansprüchen/Klageabwehr kann eine Übermittlung an Rechtsanwälte oder Gerichte erfolgen.

Eine Übermittlung an ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Verarbeitung
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer des aktuellen Bewerbungsverfahrens und – soweit der Bewerber (m/w) hierzu die weitergehende Einwilligung erteilt – über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahren hinaus gespeichert und verarbeitet, solange der Bewerber (m/w) seine Einwilligung nicht widerruft.

Löschung
Personenbezogene Daten werden sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahren gelöscht, sofern der Bewerber (m/w) nicht eingestellt wird oder der Bewerber (m/w) nicht die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahren hinaus erteilt hat. Falls erforderlich, werden Daten zur Abwehr von Ansprüchen und zur Klageabwehr bis zur rechtskräftigen Beendigung von Rechtsstreitigkeiten gespeichert. Im Fall einer erfolgreichen Personalvermittlung werden personenbezogene Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Gesetzliche Rechte des Bewerbers (m/w)
Der Bewerber (m/w) hat das Recht,

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über die von ProQuality verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen, insbesondere kann Auskunft verlangt werden über

• die Verarbeitungszwecke,

• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,

• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,

• die geplante Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,

• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der den Bewerber (m/w) betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch ProQuality oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,

• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,

• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, sofern die personenbezogenen Daten nicht beim Bewerber (m/w) erhoben werden,

• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für den Bewerber (m/w).

• eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, wobei der Bewerber (m/w) in diesem Fall das weitergehende Recht hat, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei ProQuality gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

• nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO die Löschung(Recht auf Vergessenwerden) der bei ProQuality gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

• Der Bewerber (m/w) widerruft die Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

• Der Bewerber (m/w) legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder der Bewerber (m/w) legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem ProQuality unterliegt.

• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

und die Verarbeitung nicht erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,

• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem ProQuality unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die ProQuality übertragen wurde,

• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) DS-GVO sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO,

• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Hat ProQuality die personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist sie gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft ProQuality unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass der Bewerber (m/w) von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.

• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von dem Bewerber (m/w) bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es ProQuality ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,

• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und der Bewerber (m/w) die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;

• ProQuality die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, der Bewerber (m/w) sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder

• der Bewerber (m/w) Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe ProQuality gegenüber denen des Bewerbers (m/w) überwiegen.

• gemäß Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten, die ProQuality bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch ProQuality zu verlangen, (Recht auf Datenübertragbarkeit), sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) beruht und

• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die ProQuality übertragen wurde.

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO die einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber ProQuality zu widerrufen, was zur Folge hat, dass ProQuality die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf (Widerrufsrecht). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt. Ein Widerruf wirkt sich nicht auf Datenverwendungen aus, die bereits auf gesetzlicher Grundlage erlaubt sind.

• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Beschwerderecht). In der Regel kann der Bewerber (m/w) sich hierfür an die Aufsichtsbehörde des üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes des Bewerbers (m/w) oder des Firmensitzes von ProQuality wenden.

Widerspruchsrecht
Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet werden, hat der Bewerber (m/w) das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers (m/w) ergeben. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bittet ProQuality um Darlegung der Gründe, weshalb sie die personenbezogenen Daten des Bewerbers (m/w) nicht wie von ProQuality durchgeführt verarbeiten sollte. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüft ProQuality die Sachlage und wird entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder dem Bewerbers (m/w) die zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer sie die Verarbeitung fortführt.

Für die Nutzung des Widerrufs- oder Widerspruchsrechts genügt eine Erklärung in Textform (bspw. eine E-Mail an die oben angegebene E-Mail-Adresse des Verantwortlichen) oder eine formlose Erklärung gegenüber dem Verantwortlichen.

Keine Bereitstellungspflicht
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten durch den Bewerber (m/w) ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Werden Daten nicht bereitgestellt, kann das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden.

Kein Profiling
Eine automatisierte Bewertung personenbezogener Daten zur Erleichterung der Einstellungsentscheidung durch Computerprogramme (Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling, Art. 22 DS-GVO) durch ProQuality findet nicht statt.

Stand Mai 2018